صندوق فروشگاهی چیست و چه امکاناتی دارد؟
صندوق فروشگاهی
صندوق فروشگاهی یا همان Point of Sale که با نام پایانه فروش هم شناخته می‌شود یک ابزار کاربردی هوشمند، کامپیوتری و نرم‌افزاری است که از آن برای ثبت خرید، فروش و محاسبه سود، فی، تخفیف، فاکتور و… استفاده می‌گردد. در مدل‌های مختلف در بازار عرضه شده و دسته‌بندی‌های گوناگونی از نظر نوع و وسعت استفاده دارد. این سیستم به کامپیوترهای دسکتاپ متصل شده و می‌تواند کل آنالیز را روی یک نرم‌افزار عمدتا یکپارچه انجام دهند. مهم‌ترین ویژگی و خصیصه صندوق فروشگاهی این است که درصد خطاهای شما را تا 99 درصد کاهش داده و باعث می‌شود بتوانید تمامی حساب و کتاب‌های مالی خود را در کم‌ترین زمان ممکن مدیریت کنید.
شما می‌توانید از این سامانه برای مدیریت خریدها و فروش‌ها، موجودی انبار، قفسه‌ها، فروشگاه، تهیه آمار روزانه، هفتگی و ماهیانه و حتی ارائه گزارش فروش و بیشترین آمار خرید یا کم‌ترین نرخ عرضه استفاده کنید.
مزیت‌های کلیدی صندوق فروشگاهی چیست؟
به‌هرحال صندوق فروشگاهی یک نوع سیستم اتوماسیون است. اصلی‌ترین مزیت اتوماسیون از بدو پیدایش این است که می‌توانید از آن برای مدیریت کارها بدون نیاز به نیروی انسانی یا حداقل یک نیروی انسانی در هر پنل استفاده کنید یعنی به‌جای این که یک حسابدار استخدام کنید، یک شخص برای مدیریت انبار در یک موقعیت شغلی حساس گمارده و خودتان مدام روی همه چیز نظارت داشته باشید. صندوق فروشگاهی می‌تواند همه چیز را مدیریت کند. به‌صورت تیتروار و به جهت درک بهتر این مزیت‌ها اشاره خواهیم کرد به مهم‌ترین آن‌ها که باعث می‌شود حتی فروشگاه‌های کوچک و مینی مارکت‌ها نیز ترجیح به راه‌اندازی Point of Sale داشته باشند.
• صندوق فروشگاهی باعث صرفه‌جویی در زمان و وقت می‌شود.
• می‌توانید با کم‌ترین خطا و اشتباه داده‌ها را ثبت کنید.
• در محاسبه سود، زیان و میزان درآمد بهترین گزینه است.
• دقت و نظم در امور انبارداری را بیشتر می‌کند.
• در هزینه‌ها برای استخدام کارمند، حسابدار و کارگر صرفه‌جویی می‌کند.
• می‌توانید از گزارش‌های مدیریتی و محاسبه نرخ فروش ماهیانه آن استفاده کنید.
• هر قلم جنس دارای یک پروفایل انحصاری بوده و می‌تواند شخصی‌سازی شود.
حوزه‌های کاربرد مهم صندوق فروشگاهی
از سال 1392 شمسی حدود 60 درصد از کسب‌وکارها خدماتی و فروشگاهی ملزم به استفاده از Point of Sale شدند. در واقع صندوق فروشگاهی مزیتی بود که باعث می‌شد حتی محاسبه مالیات و ارزش‌افزوده نیز به‌مراتب در این سیستم‌ها آسان شود. از جمله مهم‌ترین صنف‌هایی که در حال حاضر موظف به استفاده از سیستم صندوق فروشگاهی یا پایانه پرداخت هستند می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
• غذاخوری‌ها و مراکز تهیه غذا
• رستوران‌ها
• داروخانه‌ها
• فروشندگان لوازم خانه و آشپزخانه
• فروشندگان لوازم صوتی و تصویری
البته وسعت گستره استفاده از این سیستم از سال 1392 تاکنون بیش از سه برابر شده و به‌راحتی می‌توان گفت که بیشتر اصناف ترجیح می‌دهند به‌جای استخدام نیروی کار و انجام عملیات دستی محاسبه واحدهای مالی، از سیستم‌های فروشگاهی استفاده کنند. فراتر از این موضوع، بر اساس داده‌هایی که از منابع رسمی و نامه‌های صادره از سوی وزارت صنعت، معدن و تجارت کشور در دسترس قرار گرفته است، شورای اصناف نظام صنفی رایانه‌ای کشور مقرر به نظارت اجرای درست و استاندارد این سیستم در تمامی خرده‌فروشی‌ها است. به بیان ساده‌تر باید گفت که همه کسب‌وکارها در حال حاضر نیاز به راه‌اندازی این سیستم‌ها حتی با نرخ فروش پایین‌تر از یک واحد مالی دارند.
انواع صندوق‌های فروشگاهی (پایانه‌های فروشگاهی)
همان‌طور که پیش‌ازاین و در بطن معرفی صندوق فروشگاهی اشاره کردیم، در حال حاضر این پلتفرم در اشکال مختلف اجراء می‌شود و دسته‌بندی‌های گوناگونی دارد که به‌اختصار در مورد هرکدام از آن‌ها توضیحاتی را به شما ارائه خواهیم داد تا اگر قصد خرید صندوق فروشگاهی را دارید. در میان گستره وسیع از محصولات نرم‌افزاری و سخت‌افزاری شرکت‌ها سردرگم نشوید.
صندوق فروشگاهی ECR
درصورتی‌که صاحب یک فروشگاه کوچک و یک کسب‌وکار خرد هستید و نمی‌خواهید هزینه زیادی بابت دستگاه پرداخت یا سیستم پایانه فروشگاهی خود پرداخت کنید. این پلتفرم پایه، بهترین گزینه برای شما خواهد بود. می‌توانید از طریق یک مانیتور 4 اینچی داده‌ها را بررسی کنید. نرم‌افزار فروشگاهی ECR امکان تغییر، به‌روزرسانی و ارتقا را ندارد و یک سورس کاملاً محدود است اما در مقابل می‌توانید از ماشین‌حساب و امکان اتصال به سیستم بارکد نیز بهره‌مند شوید که یک قابلیت ایده‌آل برای ارتقا سرعت، بخصوص در سوپرمارکت‌ها است.
صندوق فروشگاهی POS
سیستم پایانه فروش نوع دیگری از صندوق‌های فروشگاهی است که می‌توانید بسته به نیاز خود، نرم‌افزار و پلتفرم آن را تغییر یا ارتقا دهید. درصورتی‌که شرکت‌ها حالت پریمیومی در اختیار شما قرار دهند می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. از طرفی صندوق فروشگاهی کامپیوتری به شما امکان استفاده از چاپگر فیش و فاکتور، بارکدخوان، صندوق و نرم‌افزار تحت وب را نیز می‌دهد. البته دقت کنید که یکی از مهم‌ترین نکات در مورد این پلتفرم، اجرای آن روی یک سیستم‌عامل بهینه با سخت‌افزار استاندارد است. تمامی این داده‌ها روی یک کامپیوتر شخصی آنالیز می‌شود و لازم است که این کامپیوتر مشخصات فنی مناسبی داشته باشد.
در واقع ما با یکی از بهترین سیستم‌های صندوق فروشگاهی روبرو هستیم که حالت استفاده توسط چند کاربر و اپراتور را نیز در خود جای‌داده است. از نظر ما برای کسب‌وکارهای متوسط و روبه‌بالا، این سرویس در حال حاضر یکی از مناسب‌ترین گزینه‌ها است.
صندوق فروشگاهی POS Touch
اگر صاحب فروشگاه‌هایی نظیر هایپرمارکت، کیف، کفش، البسه، کتاب‌فروشی و لوازم‌تحریر، داروخانه، تعاونی، قنادی، رستوران، کافی‌شاپ یا اغذیه‌فروشی هستید. می‌توانید از پایانه پرداخت پوز تاچ استفاده کنید. کل این سیستم روی یک نمایشگر لمسی که کیس و تمامی واحدهای سخت‌افزاری به پشت آن متصل شده است اجرا می‌گردد. در واقع خبری از کیبورد، ماوس و… نیست. تمامی المان‌ها یک جاسازی شده است و صندوق فروشگاهی امکان استفاده در چند بخش را نیز دارد.
البته قیمت این صندوق نسبت به مدل قبلی بالاتر است و قابلیت‌های آن کمی هوشمندانه‌تر می‌باشد. شما می‌توانید تمامی سیستم‌های کنترل داده مانند بارکد و… را نیز به آن بیفزایید.
نرم‌افزار صندوق فروشگاهی چیست و چه قابلیت‌هایی دارد؟
نرم‌افزارهای صندوق فروشگاهی در واقع پلتفرمی هستند که روی این گجت‌ها نصب می‌شوند و استفاده از سخت‌افزار را ممکن می‌سازند. این نرم‌افزارها از ساده، معمولی تا حرفه‌ای و پیچیده تقسیم‌بندی می‌شوند. یکی دیگر از کلیدی‌ترین و مهم‌ترین نکات در مورد فاکتورهای انتخاب صندوق فروشگاهی، بهره‌گیری از یک نرم‌افزار ساده، بهینه، ایمن و قدرتمند است. انتظار می‌رود که بسته به کسب‌وکارتان، نرم‌افزار صندوق فروشگاهی را انتخاب کنید.
فروشگاه شما می‌تواند خرد یا یک مرکز تجاری بزرگ و چندمنظوره باشد. همه این اطلاعات توسط نرم‌افزار ثبت می‌شود و در صورت نیاز می‌توانید از آن پشتیبان‌گیری دریافت کرده و یا هر ماه، جمع‌بندی محاسبات، سود، زیان و نوسان قیمت را چک کنید. در واقع پردازش‌های بانکی و تراکنش‌های مالیاتی نیز این روزها توسط نرم‌افزارهای POS یا پایانه فروش انجام می‌گردد.
این سیستم‌ها البته در گذشته فوق العاده ساده بودند، اما حالا ساختار پیچیده ای به خود گرفته اند. می‌توانید از آن ها برای:
• مدیریت انبارها
• مدیریت بخش‌های مختلف و غرفه‌های فروش
• ارائه گزارش‌ها مالی و پرداختی
• گزارش فروش و گردش مالی
استفاده کنید.
صندوق فروشگاهی چه امکاناتی به کسب‌وکار شما می‌افزاید؟
در نهایت به طبع این سوال برای شما مطرح می‌شود که یک صندوق محاسبه فروشگاهی یا پایانه فروش چه قابلیت‌هایی را به کسب‌وکار و تجارت شما اضافه می‌کند؟ در این مورد ما تحقیقاتی انجام دادیم که مبتنی بر آن ترجیح می‌دهیم در مورد تأثیرات بر کسب‌وکار صحبت کنیم.
امکان برقراری جریان فروش مداوم و مدیریت موجودی
یکی از بزرگ‌ترین مشکلات فروشگاه‌های سنتی این بود که نمی‌توانستند محاسبات فروش را مدیریت کنند. یعنی در واقع برای هر مشتری نیاز به یک فروشنده به جهت محاسبه قیمت‌ها، جمع کل فاکتور و… بود. موجودی انبار هم بروز نمی‌شد و در مقابل خبری از داده‌های مبتنی بر میزان فروش و… نبود.
گزارش‌دهی کامل و ثبت داده‌های مشتری
می‌توانید از طریق صندوق فروشگاهی POS گزارش‌های روزانه، هفتگی و ماهانه خود را مدیریت کنید. مثلاً اقلامی که بیشترین و کم‌ترین فروش را داشتند کنترل کنید و در مقابل داده‌های خود را آنالیز و میزان فروش غرفه‌ها را مقایسه کنید. یکی دیگر از امکانات این سیستم ثبت داده‌های مشتریان و امکان ایجاد پلی برای ارتباط با آن‌ها خواهد بود. می‌توانید شماره تماس آن‌ها را ثبت و برای آن‌ها پیامک‌های بازاریابی ارسال کنید.
بررسی عملکرد فروش و کنترل کارکنان
اگرچه اعتماد رکن مهمی است اما پایدار نیست. بخصوص در فضای تجارت شما باید مراقب کارمندان و کارگرانی که در کسب‌وکار شما حضور دارند باشید. در واقع سیستم صندوق‌های فروشگاهی یک ابزار عالی برای مدیریت و نظارت بر فروش هستند. این که کاربر در چه ساعتی چه فروشی داشته و چه رقمی را از مشتری دریافت کرده است. از طریق این سیستم قابل‌پیگیری خواهد بود.
جمع‌بندی نهایی: آیا کسب‌وکار من نیاز به صندوق فروشگاهی دارد؟
در پاسخ به این سوال و به‌عنوان جمع‌بندی باید خاطرنشان شویم که بر اساس بندهایی که مشمول قانون صندوق فروش مکانیزه وزارت صنعت، معدن و تجارت می‌شود در حال حاضر عمده کسب‌وکارها، فروشگاه‌ها، خرده‌فروشی‌ها و کلان فروشی‌ها نیاز به راه‌اندازی این سیستم خواهند داشت. این مشاغل در سه دسته‌بندی کلی قرار می‌گیرند که جهت بررسی آن‌ها می‌توانید به پورتال رسمی وزارت صمت مراجعه کنید. از طرفی فراموش نکنید که انتخاب صندوق فروشگاهی متناسب با کسب‌وکار و شغل شما اهمیت زیادی دارد. حتماً به سراغ مراکزی بروید که پروژه صندوق‌های فروشگاهی را به بهترین شکل ممکن و با مناسب‌ترین پشتیبانی اجراء می‌نمایند.